O firemní kultuře a budování Freela s Karlem Dytrychem, Honzou Kuldou a Karlem Borkovcem

Freelo je nástroj pro efektivní týmovou komunikaci. V roce 2015 ho v Pardubicích založili Karel Dytrych, Jan Kulda a Karel Borkovec. Hodlají konkurovat zavedeným mezinárodním značkám v oblasti týmové komunikace jako Asana nebo Trello. Nechte se inspirovat jejich začátky.

Co vás přimělo k vytvoření Freela?

Jan Kulda (JK): Jak to tak bývá, potřebovali jsme vyřešit náš vlastní problém. Neuspokojovaly nás nástroje, které řeší komunikaci s klienty. Chtěli jsme aplikaci, kde bychom měli přehled o úkolech, vedli v nich komunikaci, pracovní výkazy a fakturaci klientům. Žádný z nich tohle nenabízel.

Na vývoji SaaS aplikace Freelo jsme pracovali o víkendech, svátcích, o svém volnu během našich tehdejších zaměstnání.

Karel Dytrych (KD): Freelo jsme spoluzákladali ve třech. Karel Borkovec si vzal na starost vývoj, Honza Kulda se postaral, aby se nástroj uživatelsky dobře ovládal, a já jsem reprezentoval z pohledu byznysu. S klukama se známe už přes deset let, máme podobné hodnoty a skvěle se pracovně doplňujeme. Jsme kamarádi, takže to není jen o práci.

Odkud se znáte?

JK: S Borkim (Karlem Borkovcem) se známe od roku 2006 z vysoké školy, kde jsme spolu studovali. Karel chodil o 2 roky výše.

KD: S Honzou se známe už od našich podnikatelských začátků, spolupracovali jsme na tvorbě webů. Borkiho jsem poprvé poznal jako studenta operačních systémů na Univerzitě Pardubice, kde jsem vedl cvika. Ihned jsme si tam porozuměli. Jak jsem oznámil, že nebudu vést docházku, tak jsem ho už v lavici neviděl.

Karel Borkovec (KB): Je pravda, že na operační systémy jsem nechodil, protože to byly opravdu základy a ty jsem už v té době znal. Linux byl můj koníček už od střední školy. S Honzou jsem studoval IT a postupem času jsme se dali dohromady, i co se týče podnikání.

Před Freelem se každý z vás živil jinou prací. Kdy nastal ten okamžik, že jste si řekli „jdeme do Freela naplno“?

JK: Jakmile jsme začali cítit, že je po aplikaci na týmovou spolupráci poptávka a firmy jsou ochotny za ni platit a dává jim vysokou přidanou hodnotu. Ten okamžik přišel v roce 2017, dva roky po založení Freela. Rázně jsme otočili kormidlem a místo freelancerů jsme se zaměřili na firmy. Celý proces včetně tvorby nového ceníku trval 8 měsíců, nebyl to jeden moment.

KB: Pracoval jsem jako freelancer už od střední školy. Nejdříve jako správce sítí a linuxových serverů. Na vysoké škole jsem čuchnul k programování a už jsem u něj zůstal. Vždycky jsem chtěl mít nějakou svoji vlastní aplikaci/službu. V té době frčely mobilní appky všeho druhu, tak jsem se naučil základy iOS aplikací a něco jsme vyzkoušeli. Po pár ztroskotáních jsme udělali rešerši, odeslali pár dotazníků a pustili se do Freela.

Freelo na desktopu a mobilu

Proč jste se usídlili v Pardubicích? Může startup fungovat jinde než v Praze?

KB: Já bych rád podotknul, že nejsme startup. Nikdy jsme nevzali do Freela cizí peníze a nikdo z nás nepřemýšlí o exitu. Namísto toho chceme vybudovat dlouhodobě udržitelnou firmu, kde budeme všichni spokojení. Co se týče Prahy vs. Pardubice, tak na to mám jasný názor. Praha je moc velká a hektická. Pardubice jsou tak akorát.

JK: V Pardubicích jsme studovali, Karel tady měl agenturu na webový servis a známe tu spoustu lidí. Do Prahy jsme rádi jezdili, ale ani já, ani Borki, tam nechceme bydlet. Máme raději menší město, větší klid a pohodu, málo dojíždění a taky rodinný život. Navíc Pardubice jsou předměstí Prahy – za hodinu jsme vlakem v centru Prahy. Pokud bychom jeli autem z periferie Prahy do centra, vyjde to stejně. 

V Praze máme Karlose, funguje jako skvělá spojka ke všemu, co je pro Freelo potřeba.

KD: Technologická firma může sídlit kdekoliv, klidně rozesetá po celém světě. Určitě se hodí navštěvovat akce, konference a meetupy v nějakém velkém městě.

Jak vypadá Freelo nyní? Kam jste se dostali za šest let a kam míříte?

JK: Freelo se nyní plnohodnotně vyrovná zahraničním konkurentům, v České republice už je etablovaným nástrojem pro organizaci práce v týmech. Určitě máme nějaké mezery, ale velkou výhodou je flat-price ceník, česká lokalizace a podpora. Plánujeme Freelo nabídnout v zahraničí a postupně ho zkusit lokalizovat pro další země.

KD: Posunuli jsme se také jako celá firma. Máme vybudované procesy, tým se skvělou firemní kulturou. Na většině pozic je zastupitelnost, což se nedá se stavem v rozjezdu vůbec srovnávat.

Co je při budování aplikace jako Freelo důležité a klíčové? 

JK: Vytrvalost, feedback loop a neustále zlepšování a vývoj správným směrem. Jasná vize k čemu nástroj má/nemá sloužit, kvalitní lidi v týmu, kteří táhnou za jeden provaz a práce jim dává smysl.

KD: Přesně tak. Vytrvalost bych podtrhl 2×. Když děláte něco dlouho a dobře, tak je úspěch téměř nevyhnutelný.

KB: Ta vytrvalost platí obecně všude. Když budeš dělat něco dlouhodobě a budeš se chtít neustále zlepšovat, tak můžeš dosáhnout v podstatě čehokoliv. A není to o tom dřít od rána do noci, protože to je dlouhodobě neudržitelné.

Konverzace ve Freelu

Jak se rozhodujete ve firmě? Shodnete se na všem, nebo je třeba občas jednoho přehlasovat?

KB: Existuje taková poučka, která říká: počet společníků ve firmě musí být lichý a tři je moc. To u nás naštěstí neplatí. Pokud někdo cítí, že něco neklape, tak si to okamžitě vyříkáme a když se chce, tak se vždycky najde nějaký kompromis. Je to stejné jako ve vztahu. Občas se na něčem neshodneme, tak hlasujeme. To se ale moc často nestává.

JK: V naprosté většině případů se jednohlasně shodneme. Když má dojít na hlasování, tak se ještě několikrát k otázce vracíme a snažíme si vše důkladně vysvětlit a odargumentovat. Prakticky si nepamatuju, kdy bychom někoho přehlasovali. :-) Při rozhodování o vývoji používáme matici, která zohledňuje všechny důležité parametry, které hodnotíme na stupnici 1–9 a na konci nám vyjde číselně, co má vyšší/nižší priority.

KD: Když už se občas neshodneme, tak je to obvykle jen v případě způsobu implementace konkrétní funkcionality ve Freelu. To má typicky více různých řešení a je těžké zvolit to nejlepší. V zásadě to ale nevadí. Shodujeme se v hodnotách a jsme si jistí, že to všichni děláme pro dobro Freela.

V tomto roce jste nabrali nové členy posádky. Podle čeho vybíráte lidi do svého týmu?

JK: Nejdůležitější jsou pro nás vlastnosti lidí, které jsou pro danou pozici důležité. Když dám do pytlíku všechny pozice, tak z toho vychází tyto vlastnosti/hodnoty/atributy: empatie, lidskost, schopnost a chuť učit se, týmovost, férovost, dlouhodobost/udržitelnost, starost o své zdraví a duševní pohodu, spolu-práce, hlad po zlepšování, méně je více, kvalita před kvantitou, …

KB: Vybírání členů týmu věnujeme nemalé úsilí. Je to alfa a omega fungující firmy. Máme nastavenou kulturu a atmosféru v týmu a nemůžeme si ji nechat zbourat špatným výběrem. Ale je to těžké a pořád se v této oblasti musíme hodně učit.

Zaujalo mě, že v rámci pracovní doby zaměstnanci mohou tři hodiny týdně sportovat. Co si od toho slibujete?

KD: Sport nás spojuje a dává nám společné zážitky. Zkrátka „ve zdravém těle zdravý duch“.

JK: Věříme, že pouze odpočatý a zdravý tým dokáže něco velkolepého. S tím souvisí i rovnováha mezi pracovním a osobním životem. Sami víme, jak složité je najít si čas na sport po práci, kdy by se člověk už raději věnoval rodině, kterou celý den neviděl. Sami, jako šéfové, chceme osmihodinové sezení, které není pro žádného člověka fyziologické a zdravé, přerušit a tělo protáhnout. Přišlo nám logické takovou možnost nabídnout i ostatním členům posádky. Někdo chodí běhat, někdo na jógu a když je ošklivo, společně si zacvičíme u Fitify.

KB: Všichni trávíme podstatnou část dne u počítače. Dávno víme, že to pro naše zdraví není dobré. Proto jsou u nás samozřejmostí polohovatelné stoly. Kdo chce, tak pravidelně střídá práci vstoje a vsedě. Máme v kanceláři i několik jogamatek na cvičení nebo protahování. Najdou se tam i nějaké činky. Stejně tak není problém obout tenisky a vyběhnout ven k řece, kterou máme doslova pár kroků. A k tomu všemu 3× týdně hodina v rámci pracovní doby. Není to nic, co bychom sami vymysleli – třeba v armádě to mají povinné. :-)

Jak a proč budovat firemní kulturu?

JK: Firemními hodnotami Freela jsou otevřenost a transparentnost. Freelo budujeme jako svobodnou firmu. Každý z týmu za námi může přijít, zeptat se nás na cokoliv a my mu v naprosté většině případů dáme konkrétní odpověď. S tím souvisí i přístup k firemním číslům. Náš tým ví, kolik máme platících uživatelů nebo jaké jsou naše náklady. Dvakrát ročně se posádka může těšit na určitá procenta z našeho obratu. Všichni na palubě tak mají zájem a motivaci, aby rostly naše zisky.

Základem zdravých pracovních vztahů je zpětná vazba. Každý měsíc máme 1-to-1 retrospektivu s každým členem posádky. Je to bezpečné místo, kde je možné říct cokoliv a skvělý způsob pro (sebe) hodnocení zaměstnance a jeho pozitivní motivaci. Jednou za 3 měsíce máme retrospektivu týmovou se zelenými a červenými lepíky. Negativní věci probereme a hledáme řešení.

Spolupracujete s externisty nebo je vše na interním týmu? 

JK: Externistů máme celou řadu, třeba na výkonnostní marketing, servery, brand, grafiku, web design. Vždy se snažíme spolupracovat s těmi nejlepšími. Máme štěstí, že jsme se za dobu působení v agenturách nebo na vysoké škole seznámili se spoustou skvělých lidí, kteří nám nyní pomáhají. S externisty většinou spolupracujeme dle potřeby, na dálku a v tom nám pomáhá Freelo.

Je obtížné sladit komunikaci ve firmě? V čem vidíte největší problémy?

JK: Naše holky na supportu by mohly vyprávět. Každý den se setkávají s komunikačními překážkami ve firmách. To je nejčastější zárodek vznikajících problémů. Úplně stačí, když někdo odbyde zadání, nenapíše všechny informace, pak následuje nepochopení, v lepším případě zbytečné doptávání se. Na konci je pak několik diskutujících lidí, třeba v e-mailovém vlákně jich mohou být i desítky, nikdo se v tom nevyzná, těžko se v tom hledá, nikdo nemá přehled co a do kdy má udělat. Pak někomu rupnou nervy a začne to řešit po telefonu, takže hodně lidí je pak mimo kontext a finální informace má jen někdo. Říkám tomu komunikační peklo. :-)

Efektivní online komunikace je základem úspěchu fungování týmu. Díky dobrým komunikačním dovednostem se rychleji domluvíte i za situace, kdy celý váš tým pracuje vzdáleně na home office. Je důležité k tomu používat odpovídající nástroje. Hlubokou a soustředěnou práci podporují nástroje na asynchronní komunikaci.
„Asynchronní komunikace je taková, kterou si příjemce může otevřít kdykoli a sám si zvolí čas. Do této kategorie patří třeba e-mail nebo nástroje jako Freelo, Basecamp, Asana, Trello. Asynchronní komunikace je výhodnější, protože nenutí ostatní účastníky konverzace switchovat. Jinými slovy nevyžaduje přestat dělat, co zrovna dělají a začít dělat něco, co po mně chce někdo jiný.“

– Z článku o efektivní online komunikaci

Jsou tyto problémy jen u začínajících firem nebo s efektivní komunikací v týmu mají problém už fungující firmy?

JK: Je to problém napříč spektrem firem. Většinou si to firmy ani neuvědomují a utíká jim čas i peníze. I malému týmu o pár lidech může za měsíc kvůli špatné komunikaci utéct několik tisíc, ve větších firmách to jde do statisíců. Máme ověřeno, že s Freelem každý člen týmu ušetří v průměru 30 minut denně díky efektivní komunikaci.

Pokud se rozhodnu vybrat nějaký systém na správu projektů, podle čeho se mám rozhodovat? 

JK: Tohle je složité. Je to multikriteriální rovnice o hodně neznámých. Základ je uvědomit si, co máte za problém, jaký je váš kontext a pak si nějak vizualizovat, čeho chcete vlastně dosáhnout. Tohle si dejte na papír. Pak už je potřeba procházet TOP aplikace a zkoušet, testovat a zjišťovat, co vám nejlépe sedne. Další možností je kontaktovat specialistu na projektové řízení, který vás celým procesem výběru vhodného nástroje provede. 


KD: A když to chcete zkusit jednoduše a bez specialisty, tak není nic lepšího než zkusit Trial Freela zdarma. :-)

Na jaké nástroje se dá Freelo napojit?

  • Díky Gmail Addonu můžete zakládat úkoly z Gmailu rovnou do Freela.
  • Se zvýšením efektivity na zákaznické podpoře vám pomůže SupportBox.
  • Freelo řeší projekty i po finanční stránce. Proto má integraci na 3 české fakturační nástroje Fakturoid, VyfakturujiDoklad.
  • Synchronizace s jakýmkoli kalendářem.
  • CRM software Raynet a Freelo vám usnadní řízení vztahu se zákazníky.
  • V blízké době se můžete těšit na propojení s Integromatem.

Které nástroje vám usnadňují práci?

JK: Na tohle téma jsme na letošním Freelo Hackathonu natočili týmový díl Freelo.TV.

Jakou nejlepší radu ze své praxe byste dali začínajícímu podnikateli?

JK: Neboj se dělat změny, vykroč do neznáma, stále se uč a buď hladový po tom, co tě baví a naplňuje. V důležitých rozhodnutích potlač strach a dej přednost svému pocitu a srdci. Hledej práci, která tě bude duševně naplňovat. Obklopuj se lidmi, kteří jsou lepší a chytřejší než ty. Buď vždy upřímný, hraj fér a neboj se změnit názor nebo uznat chybu.

KD: Těžko něco dodávat po Honzovi. Zkuste najít svůj Ikigai. Tedy zkuste dělat to, co vás baví, jste v tom dobří, zákazníci vám za to zaplatí a svět to potřebuje. Pak půjde vše lehko, budete se cítit šťastně a jen tak to nevzdáte. Žádná dřina (a že bude potřeba) nebude příliš velká.

KB: Makat, makat a makat. Bez toho to na začátku bohužel nepůjde. Prvních pár let se do toho člověk musí ponořit a učit se. A když tohle budeš dělat soustavně delší dobu a budeš u toho i přemýšlet, tak se to zúročí.