Začínáte podnikat? Poradíme vám, jak správně fakturovat

Jak nad fakturací přemýšlet a jak ji nastavit?

Krok 1: Odpovězte si na následující otázky

Náležitosti vaší faktury záleží na tom, komu a co fakturujete. Jako prvotní vodítko pro orientaci vám poslouží tyto otázky:

• Fakturujete jako neplátce nebo plátce DPH? Vaše odpověď má vliv na to, jaké náležitosti musí faktura obsahovat.
• Je váš odběratel z České republiky, Evropské unie nebo se nachází v zemi mimo Evropskou unii? Pokud se nejedná o českého klienta, budete muset číslo účtu uvádět v podobě IBAN / SWIFT, řešit kurzové rozdíly či přenesenou daňovou povinnost.
• Co je předmětem vaší fakturace? Poskytnutí služby nebo dodání zboží? Řešit pak můžete například rozdílné sazby DPH.

Krok 2: Fakturujte pravidelně

Pokud fakturujete za služby, nabízí se začátek měsíce, kdy si rovnou shrnete, co vše jste za uplynulý měsíc dovedli. Domluvte se s klienty, kdy jim budete faktury posílat a termíny dodržujte. Budou s fakturací počítat a mohou se na ni připravit.

V případě, že pravidelně fakturujete každý měsíc stejnou částku (např. za hosting nebo paušální odměnu za správu reklamních účtů), neztrácejte čas a nastavte si automatické vystavování faktur ve fakturační aplikaci. Pravidelná faktura se pak bude automaticky odesílat každý měsíc. 

A pokud máte např. e-shop, můžete skrze API využít integraci fakturační aplikace a objednávky do ní přímo exportovat. Faktury se pak automaticky samy vystaví. 

Krok 3: Nepodceňte vzhled faktury

Vystavená faktura je vaší vizitkou a neměli byste ji zanedbat. Na prvním místě jsou správně uvedené všechny povinné náležitosti, jako výše daně, datum DUZP apod. 

• V popisu činností buďte konkrétní – ale držte rovnováhu mezi stručností a detailem.
• Postupujte konzistentně – využívejte stejné názvosloví i rozložení na všech fakturách. Usnadníte tak klientovi orientaci. 
• Dbejte na to, jak vás faktura reprezentuje – hezký design a přehledný text jsou finální tečkou za zakázkou.

Krok 4: Vyberte si správný fakturační nástroj

Tradiční řešení jako je šablona ve Wordu nebo Excelu nahradily fakturační aplikace. Správným používáním vám mohou práci v mnohém usnadnit. Jednu takovou vyvíjíme i my ve Fakturoidu. V čem spočívají její hlavní výhody? 

• Aplikace vždy odpovídá aktuální české legislativě.
• Hlídá za vás správné číslování faktur a spolehlivost odběratele.
• Mnoho procesů automatizuje – párování plateb, odesílání upomínek nebo poděkování za zaplacení.
• Faktury jsou přizpůsobené tomu, zda jste nebo nejste plátci DPH.
• Můžete si zvolit vlastní vzhled faktury.
• Faktury obsahují QR Platbu – díky ní dostanete rychleji zaplaceno.
• Umožňuje propojení přes API na další služby.
• Má pokročilé statistiky – nemusíte váš byznys řídit poslepu.

Krok 5: Nastavte si efektivní spolupráci s externí účetní

V začátcích podnikání, kdy si náklady uplatňujete paušálem, se možná chvíli bez účetního obejdete. Pokud se ale vše začne rozjíždět, budou jeho služby neocenitelné. Ideální je navázat spolupráci se zkušeným účetním, který je schopen doložit reference od klientů ze stejného oboru, jako je ten váš. Získáte tak nejen kvalitní službu, ale i spoustu užitečných oborových tipů. A s čím dalším vám pomůže? Půjde především o vedení podvojného účetnictví, daňovou evidencí, plátcovství DPH nebo komunikaci s úřady. 

Je důležité domluvit si jasná pravidla vaší spolupráce. Jak budete společně komunikovat? Jakým způsobem a kdy si budete doklady předávat? Finanční správa má pevně stanovené termíny, které je nutné dodržet. Doklady předávejte nejpozději několik dní před tímto datem, aby účetní měl dostatek času je zpracovat a vyřešit případné nejasnosti.

A jak si spolupráci s účetním nastavit? Dříve fungoval především krabicový systém, v dnešní době už ale lze předávat všechny doklady lehce na dálku. Ve Fakturoidu mu můžete nastavit přístupové údaje a on si všechny doklady sám stáhne. Ušetříte další čas, protože nebude muset doklady zasílat e-mailem. A protože vše probíhá elektronicky, není důležité, kde váš účetní sídlí. 

Krok 6: Propojte se s dalšími aplikacemi

Fakturací vaše práce ale nejspíš nekončí. Napojením vašeho fakturačního účtu na další aplikace získáte funkce navíc. Které služby z Nakopni.to se s robotem kamarádí?

• Raynet – online CRM systém, díky kterému můžete přenášet své Obchodní případy do Fakturoidu a rovnou z nich tvořit běžné či zálohové faktury.
• SupportBox – chytrý helpdeskový systém, ve kterém díky propojení s Fakturoidem uvidíte u každé zprávy od klienta faktury, které jste mu vystavili a jejich stav.
• Freelo – online aplikace pro řízení projektů, skrze kterou můžete vykázat svou práci, a následně ji ve Fakturoidu vyfakturovat.

Kam teď dál?

Určitě nezačínáte podnikat, abyste mohli trávit s fakturací více času, než kolik je nezbytně nutné. A tak využijte služeb robota a začněte fakturovat chytře. Díky Nakopni.to můžete mít Fakturoid se všemi jeho výhodami na rok s 50% slevou.